3 de mayo de 2021

Introducción a Salesforce Flow – Parte 43 (Enrutamiento de aprobación dinámica en Salesforce)

Última actualización el 7 de enero de 2021 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo se configura el enrutamiento dinámico de aprobación?

En Salesforce , un usuario puede utilizar un proceso de aprobación para obtener la aprobación de los gerentes o una autoridad superior . Procesos de aprobación ruta de un registro a uno o más aprobadores, especificando los pasos necesarios para un registro a ser aprobado, y quién debe aprobarlo en cada paso.

En un proceso de aprobación normal , i . e ., Proceso de aprobación estático , los aprobadores en cada paso se especifican explícitamente en cada paso del proceso de aprobación, o puede hacer que el remitente elija al aprobador manualmente , como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Mientras que el enrutamiento de aprobación dinámico nos permite especificar los aprobadores para cada registro mediante los campos de búsqueda de usuarios en el registro que requiere aprobación . Estos campos se pueden completar usando Process Builder o Apex , usando datos de un objeto / ajuste personalizado especial que contiene toda la información necesaria para enrutar el registro . El enrutamiento de aprobación dinámico proporciona la flexibilidad de enrutar la solicitud de aprobación a diferentes personas según el tipo de cuenta o algunos otros criterios relacionados con el registro . Comencemos con un caso de uso empresarial.

Objetivos:

Después de leer esta publicación de blog, el lector podrá:

  • Utilice el flujo activado por registro antes de guardar para enviar solicitudes de aprobación a los aprobadores designados
  • Utilice un elemento de decisión para buscar: la variable de registro o la variable de colección de registros contiene un registro o no
  • Utilice un elemento de asignación para asignar un aprobador predeterminado a la oportunidad

Steven Greene trabaja como administrador del sistema en Universal Container . Ha recibido un requisito de la administración para enrutar las solicitudes de aprobación de oportunidades a los aprobadores designados en función de la fuente de clientes potenciales y el tipo de cuenta de la oportunidad.

Enfoque de campeón de automatización (I-do):

Si bien esto se puede resolver utilizando varias herramientas de automatización como Apex o Flow , usaremos el flujo activado por registro antes de guardar . Esto no es algo que se pueda lograr con Workflow Rules o Process Builder.
Antes de discutirlo, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso a un alto nivel. Dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (lo hacemos):

Hay 5 pasos para resolver los requisitos comerciales de Steven utilizando Salesforce Flow. Debemos:

  1. Cree un campo de búsqueda personalizado (con objeto de usuario) en el objeto que se está aprobando
  2. Cree un objeto personalizado que se utilizará como matriz de aprobación
  3. Complete la matriz de aprobación, es decir, cree algunos registros en un objeto personalizado
  4. Crea un proceso de aprobación
  5. Pasos del flujo de Salesforce:
    1. Definir propiedades de flujo para flujo activado por registro
    2. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar al propietario de la oportunidad
    3. Agregue un elemento de decisión para verificar la variable de recopilación de registros (del paso 5.2)
    4. Agregar un elemento de asignación: asignar un aprobador dinámico
    5. Agregar un elemento de asignación: asignar un aprobador predeterminado

Paso 1: creación de una búsqueda personalizada (usuario)

En el objeto Oportunidad , cree un campo de búsqueda llamado Aprobador de oportunidades como se menciona en los pasos a continuación.

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el Administrador de objetos, escriba Oportunidad .
  3. Seleccione Campos y relaciones , luego haga clic en Nuevo.
  4. Seleccione Relación de búsqueda como tipo de datos, luego haga clic en Siguiente .
  5. Seleccione el objeto Usuario para la opción Relacionado con, luego haga clic en Siguiente .
  6. Ingrese Etiqueta de campo y haga clic en el botón Siguiente. Se completará el nombre de la API .
  7. Como práctica recomendada, introduzca siempre una descripción .
  8. Configure la Seguridad a nivel de campo para los perfiles , asegúrese de configurar este campo como de solo lectura.
  9. Agregue este campo a Diseño de página .
  10. Haga clic en Guardar.

Paso 2: crea un objeto personalizado

El siguiente paso es crear una Matriz de aprobadores de objetos personalizados y algunos campos personalizados para almacenar información relacionada que se utilizará en el enrutamiento de aprobación.

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el Administrador de objetos, haga clic en Crear | Objeto personalizado .
  3. Ahora cree una matriz de aprobadores de objetos personalizados y campos como se muestra en la captura de pantalla a continuación:
  4. Haga clic en Guardar.

Nombre del campo Valores
Fuente principal Web
Consulta telefónica
Recomendación de socio
Tipo Cliente existente: degradación
Cliente existente – Reemplazo
Cliente existente: actualización
Nuevo cliente

Paso 3: crear registros de matriz de aprobación

El siguiente paso es crear registros de matriz de aprobación que asocian la fuente y el tipo de cliente potencial al Aprobador de oportunidades apropiado. Por ejemplo, si Origen del cliente potencial = Web y Tipo = Cliente existente – Actualización , entonces uno podría enrutar los registros a Adam Smith como Aprobador de oportunidades . Se verá como la siguiente captura de pantalla:

Paso 4: cree un proceso de aprobación

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Procesos de aprobación .
  3. Hace clic en Crear nuevo proceso de aprobación | Utilice el botón Asistente de configuración estándar .
  4. Seleccione el objeto Oportunidad para el menú desplegable Gestionar procesos de aprobación para.
  5. Ahora cree un proceso de aprobación, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Asegúrese de modificar el paso del aprobador (Paso 3) y seleccione el aprobador de oportunidades del usuario relacionado, como se muestra en la captura de pantalla anterior.

Paso 5.1: Flujo de Salesforce – Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por registro   y haga clic en Siguiente y configure el flujo de la siguiente manera:
    1. ¿Cómo quieres empezar a construir ? Freeform
    2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
    3. Ejecutar flujo : antes de que se guarde el registro
    4. Objeto : Oportunidad
  5. Seleccione Se cumple cualquier condición (O) .
  6. Establecer condiciones
    1. Fila 1
      1. Campo: Oportunidad | Tipo
      2. Operador: No es igual
      3. Valor: {! $ GlobalConstant.EmptyString}
  7. Haga clic en Agregar condición
    1. Fila 2
      1. Campo: Oportunidad | Fuente principal
      2. Operador: No es igual
      3. Valor: {! $ GlobalConstant.EmptyString}
  8. Elija la opción Cada vez que se actualice un registro y cumpla con los requisitos de condición .
  9. Haz clic en Listo .

Paso 5.2: Flujo de Salesforce: agregar un elemento Obtener registro

El siguiente paso es obtener el Aprobador de oportunidades. Usaremos el elemento Obtener registros. Para hacer esto, arrastre y suelte el elemento Obtener registros en el lienzo y asigne los campos de acuerdo con los detalles a continuación:

  1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
  2. Arrastre y suelte el elemento Obtener registros en el diseñador de flujo.
  3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Seleccione la matriz de aprobadores   objeto de la lista desplegable.
  5. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  6. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Tipo de campo
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! $ Record.Type}
    2. Fila 2:
      1. Campo: Fuente de cliente potencial
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! $ Record.LeadSource}
  7. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccione solo el primer registro
  8. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para almacenar automáticamente todos los campos .
  9. Haz clic en Listo .

Paso 5.3: Flujo de Salesforce: uso del elemento de decisión para verificar el tamaño de la variable de registro

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar el tamaño de la Variable de registro del paso 5.2. Si la Variable de texto no es igual a nula , seguiremos adelante y actualizaremos al Aprobador en el registro de oportunidades. De lo contrario, lo actualizaremos con un aprobador predeterminado.

  1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
  2. Arrastre y suelte el elemento Decisión en el diseñador de flujo.
  3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. En Detalles del resultado ,   ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  5. Requisitos de las condiciones para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {! Opportunity_Approver}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {! $ GlobalConstant.False}
  6. Cuándo ejecutar el resultado : si se cumplen los requisitos de la condición
  7. Haz clic en Listo .

Paso 5.4: Flujo de Salesforce: uso del elemento de asignación para actualizar el aprobador de oportunidades

El siguiente paso es actualizar un registro de oportunidad. Usaremos la Asignación   elemento, ya que estamos usando el flujo antes de guardar .  

  1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
  2. Arrastre y suelte el elemento Asignación en el diseñador de flujo.
  3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Establecer valores variables
    1. Fila 1:
      1. Campo: {! $ Record.Opportunity_Approver__c}
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! Opportunity_Approver.Opportunity_Approver__c} (Registrar variable del paso 5.2)
  5. Haz clic en Listo .

Paso 5.5: Flujo de Salesforce: uso del elemento de asignación para actualizar el aprobador predeterminado

En caso de que no existan aprobadores en la Matriz de aprobadores para la oportunidad actual, actualizaremos Aprobador de oportunidades a administrador de usuarios que han iniciado sesión. Usaremos la Asignación   elemento, ya que estamos usando el flujo antes de guardar .

  1. En Caja de herramientas , seleccione Elemento .
  2. Arrastre y suelte el elemento Asignación en el diseñador de flujo.
  3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Establecer valores variables
    1. Fila 1:
      1. Campo: {! $ Record.Opportunity_Approver__c}
      2. Operador: Igual a
      3. Valor: {! $ User.ManagerId}
  5. Haz clic en Listo .

Al final, Steven's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los pasos a continuación:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Ingrese la etiqueta de flujo, el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Tipo : flujo activado por registro
  5. Versión de API para ejecutar el flujo : 50
  6. Etiqueta de la entrevista : Enrutamiento de aprobación dinámica {! $ Flow.CurrentDateTime}
  7. Haga clic en Guardar .

¡Casi llegamos! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar.

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario empresarial actualiza la fuente y el tipo de cliente potencial, Process Builder completará automáticamente el campo Aprobador de oportunidades .

  1. Actualmente, el Aprobador de oportunidades en la oportunidad West Mountain Sign es Patrick Trevenen (que es correcto según nuestra matriz que configuramos en el paso 3 ) como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
  2. Ahora actualizamos el tipo a cliente existente: actualización y fuente de clientes potenciales   a la Web.
  3. Por último, envíe un registro de oportunidad para su aprobación.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real?

Házmelo saber enviándome un tweet a @automationchamp o encuéntrame en LinkedIn.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2021/01/02/getting-started-with-process-builder-part-31-dynamic-approval-routing-in-salesforce/



EGA Futura https://bit.ly/3vFjtJz
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