Última actualización el 4 de enero de 2021 por Rakesh Gupta
La automatización cambia las reglas del juego para cada industria y tipo de organización. Podría decirse que la automatización empresarial más impactante ha sido en los procesos contables. Desde el cliente potencial hasta el libro mayor, el aspecto financiero del viaje del cliente es más rápido, más fácil y más preciso. En Salesforce, la contabilidad automatizada es un componente crítico de la plataforma, tanto para operaciones fluidas como para estrategias comerciales informadas y efectivas.
Veamos tres tipos de automatización que debería tener su solución de contabilidad.
3 tipos de automatización que necesita en un sistema de contabilidad
La automatización de procesos comerciales clave tiene ventajas significativas. En un mundo empresarial que no solo cambia rápidamente, sino que también se basa en gran medida en datos, el tiempo es dinero. Además, sus datos son los que lo guían hacia un verdadero retorno de las oportunidades de inversión y, al mismo tiempo, es eficiente.
Estas son las automatizaciones centrales que llevan su proceso de contabilidad de un tedioso trabajo manual a un simple clic de botón.
Automatización de eventos
La contabilidad transaccional ahora es más ágil y fácil porque las plataformas de contabilidad pueden automatizar por completo las entradas repetitivas a través de la automatización de eventos. Por ejemplo, Accounting Seed utiliza la automatización de hacer clic, no codificar, lo que le permite realizar múltiples funciones con solo hacer clic en un botón. Cuanto más simple sea la implementación de la automatización, más eficiencia obtendrá. La automatización relacionada con eventos también permite a los usuarios realizar múltiples tareas simultáneamente. Esto reduce su trabajo manual mientras mejora la precisión de todo su sistema.
Ejemplos de automatización de eventos:
- Defina un evento como una acción específica en el ciclo de vida contable, como recibir un pago, y luego dicte lo que sigue en secuencia.
- Automatice el reconocimiento de ingresos según la secuencia adecuada del ciclo.
- Actualice automáticamente los registros con datos en tiempo real.
Automatización por lotes
La automatización por lotes, o procesamiento por lotes, es automática en la que el sistema completa lotes de trabajos a la vez en lugar de obligarlo a realizar cada trabajo individualmente y a mano. La automatización por lotes permite que cosas como el reconocimiento de ingresos y la facturación se realicen en masa para ahorrarle tiempo y cumplir con los plazos. También puede ejecutar varias operaciones por lotes de forma secuencial de acuerdo con sus procesos definidos.
Ejemplos de automatización por lotes:
- Apruebe e inicie automáticamente cuentas por pagar que satisfagan los requisitos deseados.
- También puede usar esto para aprobar acciones contables específicas.
- Envíe facturas masivas a clientes individuales.
Automatización de trabajos programados
La automatización de trabajos programada asegura que su contabilidad nunca se quede atrás para usted o sus clientes. El procesamiento manual de trabajos siempre conlleva riesgos de retrasos o errores. Los trabajos recurrentes crean coherencia y lo ayudan a cumplir con los plazos financieros. Debería poder automatizar los ciclos diarios, semanales o incluso mensuales según lo necesite. Una vez configurados, estos se pueden ajustar fácilmente para reflejar los nuevos cambios en los ciclos de facturación o ingresos. Con un clic de un botón, se pueden realizar múltiples tareas exactamente cuando lo desee.
Ejemplos de trabajos programados:
- Genere facturas mensuales para los clientes por períodos designados, como una vez al mes.
- Cree un pago quincenal para el personal o los proveedores.
- Cuando un registro se encuentra en cierto estado, un trabajo programado puede continuar el proceso, como enviar una factura por correo electrónico cuando se alcanza un estado "completo".
Automatización de control interno
Los controles internos automatizados protegen, mantienen y documentan los datos contables, que son muy valiosos tanto para la seguridad como para el cumplimiento. Salesforce ofrece muchas funciones basadas en plataformas que le permiten crear controles internos detallados alrededor del ciclo de vida contable.
A continuación, se muestran algunas funciones que se pueden utilizar en un sistema de contabilidad basado en Salesforce:
- Permisos de usuario
- Reglas de flujo de trabajo
- Jerarquía de roles de usuario
- Reglas de validación, aprobaciones
- Monitoreo de eventos en tiempo real
- Configuración de la sesión
La automatización de los controles internos le permite dictar completamente los procesos que lo ayudan a cumplir con los requisitos básicos mediante la creación de controles y funciones de monitoreo alrededor de los datos. Usted controla la accesibilidad de los datos y establece los requisitos para ingresar e interactuar con los datos. Además de proteger su información financiera, esto agrega otra capa de precisión a sus procesos contables. Por supuesto, estas automatizaciones también facilitan el cumplimiento de las reglas de cumplimiento.
Todas estas funciones automatizadas le permiten a usted y a su equipo dedicar menos tiempo a ingresar números y más tiempo a analizarlos. En Salesforce, Accounting Seed es contabilidad automatizada. Asegúrese de programar su demostración gratuita aquí .
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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2021/01/04/top-3-types-of-accounting-automation-your-business-needs/
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